Datenschutzerklärung

Aktuelle oder ehemalige SBRS Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Angehörige

In dieser Erklärung legen wir dar, welche personenbezogenen Daten erfasst werden, für welche Zwecke wir diese erfassen und welche Rechte Sie diesbezüglich haben.

Was deckt die vorliegende Datenschutzerklärung ab?

Jede Person innerhalb der SBRS GmbH (SBRS) bzw. der Shell-Unternehmensgruppe ist verantwortlich für den Schutz personenbezogener Daten untereinander sowie der unserer Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten.

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über personenbezogene Daten, die von SBRS (bzw. innerhalb des Shell-Konzerns) im Zusammenhang mit Personen verarbeitet werden, die Angestellte, Praktikanten oder einzelne Auftragnehmer sind oder waren, sowie Angehörige von SBRS-Mitarbeitern („SBRS-Mitarbeiter“).

Personen, die sich bei SBRS bewerben, oder die eine Recruiting-Veranstaltung besuchen, oder an einem Assessment teilnehmen, verweisen wir auf die Datenschutzerklärung „Bewerber“ unter: https://www.sbrs.com/datenschutz/bewerber

Cookies, die im Rahmen des Besuchs unserer Webseite zum Einsatz kommen, erläutern wir in unserer Cookie Richtlinie (Cookie Policy) unter: https://www.sbrs.com/datenschutz/cookie-richtlinie/

Maßgeschneiderte Datenschutzerklärungen und ergänzende Datenschutz-bestimmungen können genau wie diese Datenschutzerklärung weitere Informationen zu der Art und Weise enthalten, wie wir unsere personenbezogenen Daten in Bezug auf bestimmte HR-Prozesse (wie z.B. Open Resourcing) verarbeiten. In diesen Fällen werden Ihnen solche Datenschutzerklärungen gesondert übermittelt.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden, warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und für welche Zwecke bzw. wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, wie Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen und diese aktualisieren können, sowie die Möglichkeiten, die Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten haben, und wohin Sie sich wenden können, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir über Sie? Erfassung von Daten

Welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die zur Verwaltung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, um Auftragnehmer und Praktikanten zu beschäftigen und bestimmten Angehörigen von SBRS-Mitarbeitern Leistungen zu erbringen. Dazu gehören persönliche Kontaktinformationen, Geburtsdatum, Familienstand, Informationen zu Gehaltsabrechnung und Bankkonto, Informationen zu Gehalt und Leistungen, einschließlich Empfängerinformationen, Notfallkontakte, Informationen zur Arbeitsleistung, Informationen zur Sicherstellung, dass Sie die Arbeitserlaubnis für das jeweilige Land/die jeweiligen Länder haben, in dem/denen Sie tätig sind, sowie alle sonstigen Informationen, die zur Verwaltung des Arbeitsverhältnisses, zur Beauftragung von Auftragnehmern und zur Bereitstellung von Leistungen für bestimmte Angehörige von SBRS-Mitarbeitenden (z. B. die Angehörigen, die einen SBRS-Mitarbeiter während eines Auslandseinsatzes begleiten) erforderlich sind.

Sensible personenbezogene Daten

Wir verarbeiten auch einige spezielle Kategorien personenbezogener Daten (sensible personenbezogene Daten), wie Daten, die sich auf die Gesundheit einer Person, ihre Rasse oder ethnische Herkunft, religiöse oder philosophische Überzeugungen, sexuelle Orientierung, politische Ansichten und die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft beziehen. Wir werden solche personenbezogenen Daten nur verarbeiten, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um die Gesetze des Arbeits- und Sozialrechts einzuhalten, um Ansprüche geltend zu machen, durchzusetzen oder zu verteidigen oder wo es für Zwecke der arbeitsmedizinischen Beratung und Unterstützung erforderlich ist, um die wesentlichen Interessen einer Person (wie in einem Notfall) zu schützen, wenn dies aus Gründen der öffentlichen Gesundheit erforderlich ist oder falls die Person ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt hat.

Wir verarbeiten ihre personenbezogenen Daten nur mit rechtlicher Grundlage.

Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten:

um unsere Verpflichtungen zur Einhaltung lokaler Gesetze und Vorschriften einzuhalten;
für berechtigte geschäftliche Interessen (zum Beispiel für das Leistungsmanagement, um dafür zu sorgen, dass wir qualifiziertes und fachkundiges Personal haben, oder für Gesundheits-, Sicherheits- und Gefahrenabwehrzwecke, um dafür zu sorgen, dass nur befugtes Personal bestimmte Produktionsstätten und Anlagen betreten kann, ferner für Rechtsstreitigkeiten und Gerichtsverfahren sowie die Verteidigung/Abwehr von Ansprüchen); oder
in Fällen, in denen uns Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Bitte beachten Sie, dass SBRS im Rahmen des betreffenden Arbeitsverhältnisses grundsätzlich nicht die Einwilligung von SBRS-Personal zur Verarbeitung personenbezogener Daten anfordert oder sich auf diese beruft.

Allerdings gibt es begrenzte Umstände in denen eine Einwilligung erforderlich ist, wie zum Beispiel, wenn diese durch lokales Recht vorgeschrieben ist.

Die von der SBRS-Belegschaft angeforderten personenbezogenen Daten entsprechen dem Minimum, das erforderlich ist, um rechtliche und/oder vertragliche Notwendigkeiten zu erfüllen und Möglichkeiten zur Teilnahme an Programmen oder Leistungen anbieten zu können.

Falls Sie uns die angeforderten Informationen nicht zur Verfügung stellen, kann sich dies negativ auf Ihre Möglichkeit auswirken, weiterhin bei uns zu arbeiten, ein Praktikum bei uns zu absolvieren, als Auftragnehmer für uns tätig zu sein, an einem Programm teilzunehmen oder eine Leistung zu erhalten.

In den Fällen, in denen die Verarbeitung auf der Einwilligung beruht und ggfs. ein lokales Gesetz Ihre Einwilligung erfordert, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Dies hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf der Einwilligung.

Der Entzug der Einwilligung kann sich jedoch auf Ihre Möglichkeiten auswirken, weiterhin bei uns zu arbeiten oder anderweitig von uns beauftragt zu werden oder an einem Programm teilzunehmen oder eine Leistung zu erhalten.

Die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Human Resources (HR), Personalmanagement, Geschäftsausübung, Interne Steuerung, Managementberichterstattung, Organisationsanalyse und -entwicklung – einschließlich der Budget-, Finanz- und Organisationsplanung, Verwaltung, Entschädigung, Leistungsmanagement;
Gesundheit, Sicherheit und Gefahrenabwehr – einschließlich des Schutzes des Lebens oder der Gesundheit der Mitarbeiter von SBRS, der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, des Schutzes der Standorte und Anlagen von SBRS und der Identifizierung des Status und der Zutrittsrechte der SBRS-Belegschaft; oder
Einhaltung rechtlicher und/oder regulatorischer Bestimmungen – einschließlich der Einhaltung der rechtlichen oder regulatorischen Anforderungen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch für einen sekundären Zweck verarbeiten, wenn dieser in enger Beziehung hierzu steht, wie zum Beispiel:

Speicherung, Löschung oder Anonymisierung Ihrer personenbezogenen Daten;
Verhinderung von Betrug, Audits, Untersuchungen, Streitbeilegung oder für Versicherungszwecke, Rechtsstreitigkeiten und Gerichtsverfahren sowie die Verteidigung von Ansprüchen; oder
statistische, historische oder wissenschaftliche Forschung.

Überwachung

Alle Aktivitäten auf SBRS IT-Geräten und/oder innerhalb des SBRS IT – / Shell IT – Netzwerks können zu rechtmäßigen Geschäftszwecken überwacht werden. Alle SBRS-Mitarbeiter erhalten einen Zugangsausweis, der es SBRS ermöglicht, das Datum, die Uhrzeit und die Zugangspunkte der Personen in den Räumlichkeiten und Anlagen von SBRS zu erfassen. Die Daten der Zugangs- und Sicherheitssysteme werden verwendet:

für Zwecke der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes, um Betrug vorzubeugen und insbesondere mit Blick auf den Schutz von SBRS Anlagen, SBRS-Personal und Besuchern auf SBRS Standorten;
zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, insbesondere dort, wo eine lokale gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung von Informationen an Regierungs-und Aufsichtsbehörden besteht;
zur Überwachung (auf aggregierter Basis) der Anzahl der Personen, die Zugang zu SBRS Standorten haben und an diesen arbeiten, zur Personal- und Standortplanung; und
im Falle von Auftragnehmern (nicht SBRS Mitarbeitern) können das Datum und die Uhrzeit des Betretens und Verlassens der SBRS Standorte zu Zwecken der Rechnungskontrolle verwendet werden.

SBRS Standorte und Räumlichkeiten können mit Überwachungskameras (CCTV – Closed Circuit Tele Vision) ausgestattet sein. Wo Überwachungskameras verwendet werden, werden sie kenntlich gemacht. Überwachungskameras werden zum Zwecke der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes eingesetzt, insbesondere für den Schutz von SBRS Anlagen, SBRS Mitarbeitern und Besuchern auf dem SBRS Gelände.

Alle Aufzeichnungen werden höchstens für 72 Stunden gespeichert, es sei denn, es liegt ein Arbeitsschutzvorfall oder eine vermutete oder tatsächliche kriminelle Handlung vor. In diesem Fall können sie von internen – mit der Untersuchung eines entsprechenden Vorfalls betrauten – Teams von SBRS sowie extern eingesehen werden. Für die externe Einsichtnahme durch Stafverfolgungsbehörden und andere Behörden (z.B. Umweltbehörden), ist eine gesetzliche Grundlage unabdingbare Voraussetzung.

Screening

Zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen, zum Schutz der Vermögenswerte und Mitarbeiter/Auftragnehmer von SBRS und insbesondere zur Sicherstellung, dass SBRS allen Gesetzen zur (Außen)Handelskontrolle, Verhinderung von Geldwäsche und/oder Bestechung und Korruption sowie anderen gesetzlichen Anforderungen Rechnung tragen kann, führen wir regelmäßig Überprüfungen (Screening) aller Mitarbeiter und Auftragnehmer durch.

Diese Überprüfung erfolgt anhand öffentlich verfügbarer oder staatlich ausgestellter Sanktionslisten und wird mit Informationen verglichen, die SBRS zu Ihrer Person hält.

Jegliche personenbezogenen Daten, die während des Screenings gesammelt werden, führen weder zur Erstellung eines persönlichen Profils noch zu automatisierten Entscheidungen bezüglich der Eignung für eine weitere Beschäftigung, ein Praktikum oder die Beauftragung als Auftragnehmer.

Data Controller

Wer ist für die erhobenen personenbezogenen Daten verantwortlich

SBRS GmbH (Sitz: Hünxer Strasse 149 / 46537 Dinslaken / Deutschland, Telefon: +49 2064 602 – 100, Telefax: +49 2064 602 – 484, E-Mail: info@sbrs.com, Internet: www.sbrs.com) – registriert beim Amtsgericht Duisburg (HRB 19295) – ist alleine oder zusammen mit einem oder mehreren Unternehmen der Shell Unternehmensgruppe, je nach Ihrem Standort und Ihrer Geschäftsbeziehung, verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten die unter diese Datenschutzerklärung fallenden personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

Ausübung der Geschäftstätigkeit – einschließlich der Bereitstellung, Erforschung, Entwicklung und Verbesserung von Produkten oder Dienstleistungen; Abschluss und Durchführung von Verträgen mit Geschäftskunden, Lieferanten und Geschäftspartnern; Erfassen und Abrechnen von Dienstleistungen, Produkten und Materialien von und für SBRS; Management von Geschäftsbeziehungen und Marketing, wie z. B. durch Aufrechterhalten und Fördern des Kontakts mit bestehenden und potenziellen Kunden, Account-Management, Kundenservice und Entwicklung, Durchführung und Analyse von Marktstudien und Marketing-Strategien; Erfassung und Beantwortung von Kundenbeschwerden und Anfragen; zur Erfüllung weiterer durch das Bundesdatenschutzgesetz gedeckter Zwecke; Forderungsmanagment;
Organisation und Management des Geschäfts – einschließlich Finanzmanagement, Anlagenmanagement, Fusionen, Ausgliederungen, Übernahmen und Veräußerungen, Anwendung von Kontrollmechanismen, Managementberichterstattung und -analyse, interne Prüfungen und Untersuchungen;
Gesundheit, Sicherheit und Gefahrenabwehr – einschließlich des Schutzes des Lebens oder der Gesundheit einer Person, der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, des Schutzes der Unternehmen und des Personals von SBRS und der Identifizierung und der Überprüfung der Zutrittsrechte einer Person; oder
Einhaltung gesetzlicher und/oder regulatorischer Bestimmungen – einschließlich der Einhaltung von behördlichen Auflagen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch für einen sekundären Zweck verarbeiten, wenn dieser in enger Beziehung hierzu steht, wie z.B.:

Speicherung, Löschung oder Anonymisierung von personenbezogenen Daten;
Verhinderung von Betrug, Audits, Untersuchungen, Streitbeilegung oder für Versicherungszwecke, Rechtsstreitigkeiten und Gerichtsverfahren sowie die Verteidigung/Abwehr von Ansprüchen; oder
Statistische, historische oder wissenschaftliche Forschung.

Kommunikation und Marketing

Eventuell erhalten Sie Angebote im Auftrag des jeweiligen Geschäftskunden, Lieferanten oder Geschäftspartners. Bei allen Gelegenheiten erhalten Sie die Möglichkeit, die Abmeldefunktion über die verschiedenen digitalen Kanäle, die wir für die Interaktionen mit Ihnen ggfs. nutzen, zu verwenden.

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

An wen geben wir die personenbezogenen Daten weiter?

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet und nur streng nach dem „Kenntnis nur bei Bedarf“- Grundsatz an folgende Dritte weitergegeben:

Andere Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns im In- und Ausland (dies schließt Länder außerhalb des EWR ein);
Autorisierte externe Dritte, Dienstleister, externe Auditoren und/oder Subunternehmer von SBRS;
Eine zuständige Behörde, staatliche Stelle, Aufsichts- oder Finanzbehörde, soweit zur Einhaltung einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung, der SBRS unterliegt, notwendig oder soweit gemäß den lokalen Gesetzen zulässig; oder

Jede Person, an die SBRS im Rahmen der Einzel- oder Gesamtrechtsnachfolge Rechte oder Pflichten überträgt.

Ihre personenbezogenen Daten können unter Einhaltung von angemessenen Sicherheitsbestimmungen ins Ausland übertragen werden.

Übertragungen Ihrer personenbezogenen Daten in andere Länder

Soweit Ihre personenbezogenen Daten an Unternehmen innerhalb des Shell-Konzerns und/oder an autorisierte Dritte im Ausland (dies schließt Länder außerhalb des EWR ein) übermittelt worden sind, ergreifen wir organisatorische, vertragliche und rechtliche Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den oben dargelegten Zwecken verarbeitet werden und dass angemessene Schutzmaßnahmen implementiert wurden, um unbefugten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten strikt zu unterbinden.

SBRS ist der Sicherheit Ihrer Daten verpflichtet.

Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, die dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch dienen sollen. Diese Maßnahmen werden in angemessenem Umfang dem aktuellen Stand der Technik angepasst.

SBRS bewahrt Ihre personenbezogenen Daten für einen definierten Zeitraum auf.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Alle Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, werden gemäß den Standards der SBRS bzw. der Shell-Gruppe für das Informations- und Records Management verwaltet und gelöscht, sobald sie nicht mehr für einen legitimen Geschäftszweck oder für einen gesetzlich vorgeschriebenen Zweck benötigt werden. Zur Einhaltung lokaler rechtlicher Anforderungen bestehen einige Ausnahmen:

die in den Personalakten enthaltenen Informationen werden nicht länger als 10 Jahre nach Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt;
Informationen in Bezug auf die Altersversorgung werden nicht länger als 99 Jahre ab Beginn der Beschäftigung aufbewahrt;
alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Screenings anhand öffentlich verfügbarer oder staatlich herausgegebener Sanktionslisten und Medienquellen erhoben wurden, werden nach ihrer erstmaligen Erhebung nicht länger als 15 Jahre aufbewahrt;
die Namen, das Datum, die Uhrzeit und die Zugangspunkte für alle Personen, die Anlagen und/oder Gebäude von SBRS betreten, werden für (max.) 3 Jahre nach jedem Zugang aufbewahrt;
wenn eine Einzelperson entlassen wurde oder wenn deren Vertrag aufgrund von gravierendem Fehlverhalten gekündigt wurde, einschließlich eines Verstoßes gegen die Life-Saving Rules von der Shell-Gruppe oder den Verhaltenskodex der Shell-Gruppe, werden diese Informationen für bis zu 30 Jahre nach der Kündigung aufbewahrt.

In allen Fällen können die Daten a) länger aufbewahrt werden, wenn dazu ein gesetzlicher Grund besteht (dann werden die Daten gelöscht, sobald sie für den gesetzlichen Zweck nicht mehr benötigt werden), oder b) kurzfristiger aufbewahrt werden, wenn Sie der Verarbeitung der personenbezogenen Daten widersprechen und kein legitimer Geschäftszweck für deren Aufbewahrung mehr besteht.

Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben.

Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Wir wollen unsere Informationen über Sie so genau und aktuell wie möglich halten. Sie können Folgendes beantragen:

Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten;
Korrektur oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (aber nur, wenn diese nicht länger für einen rechtmäßigen Geschäftszweck erforderlich sind);
dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird; und/oder
dass Sie eine Ausfertigung der personenbezogenen Daten erhalten, die Sie SBRS bereitgestellt haben, und zwar in einer strukturierten, digitalen Form zur eventuellen Übertragung an eine andere Partei, wenn das technisch machbar ist.

Personen mit Zugang zu HR Online können über folgende Website auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen: https://hronline.shell.com/.

Alternativ hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren lokalen HR-Berater. Wenn Sie ein Auftragnehmer sind, wenden Sie sich bitte an Ihre externe Vertragsfirma/Beschäftigungsfirma/Agentur. Ehemalige Mitarbeiter oder Angehörige möchten wir bitten, info@sbrs.com oder Datenschutz@shell.com zu kontaktieren.

An wen können Sie sich wenden, wenn Sie eine Anfrage, ein Problem oder eine Beschwerde bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten haben?

Wenn Sie Probleme, Anfragen oder Beschwerden bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie uns jederzeit gerne unter info@sbrs.com oder unter Datenschutz@shell.com oder unter der postalischen Anschrift kontaktieren. Die Anschrift lautet: SBRS GmbH, Hünxer Strasse 149, 46537 Dinslaken, Deutschland.

Sie können sich auch an den Leitenden Datenschutzbeauftragten (Chief Privacy Officer) des Shell-Konzerns unter Shell International B.V. Den Haag, Niederlande, Handelsregister Nr. 27155369, Schriftverkehr: Postfach 162, 2501 AN, Den Haag, Niederlande wenden. Sie können den Leitenden Datenschutzbeauftragten des Shell-Konzers auch per email kontaktieren und hierbei folgende email-Adresse nutzen: Privacy-Office-SI@shell.com

Wenn Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch SBRS nicht zufrieden oder nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde beim Bundesdatenschutzbeauftragten (Bund) oder dem für Sie zuständigen Landesdatenschutzbeauftragten (Bundesland) oder ggfs. bei der niederländischen Datenschutzbehörde mit der Anschrift PO Box 93374, 2509 AJ Den Haag, Niederlande oder alternativ Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag, Niederlande einzureichen.

Besuchen Sie folgende Webseiten, wenn Sie mehr Informationen wünschen:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

oder https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Cookies und ähnliche Technologien

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Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann sich im Laufe der Zeit ändern. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung regelmäßig auf mögliche Änderungen zu überprüfen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 16. Oktober 2023 aktualisiert.